Pré-evento: levantamento das informações, planejamento e organização
No pré-evento que, para autores como Mariângela Silva, pode ser subdividida em duas (levantamento de informações e planejamento e organização) é despendida a maior parte das energias dos organizadores em prol da elaboração do evento. Nele são definidos os seguintes pontos:
– Tema
– Programação
– Custos
– Data
– Local
– Serviços
– Parcerias
– Equipe responsável e suas funções
– Porte do evento (pequeno – até 150 participantes; médio – entre 151 e 500 participantes; grande – de501 a5 mil participantes; megaeventos – acima de 5 mil participantes).
– Público a que se destina (Faixa etária, sexo, classe socioeconômica, formação escolar, profissão, áreas de interesse) e convidados.
– Natureza do evento (artístico-culturais; turísticos; esportivos; recreativos; técnico-científicos; corporativos; sociais; governamentais; cívicos; políticos; Típicos, folclóricos ou religiosos).
– Tipologia (reuniões dialogais, Competitivos, Demonstrativos ou expositivos, Baseados em reuniões sociais).
– Definição da modalidade de alimentos e bebidas (à francesa, garçom ou copeira seguram a travessa, enquanto os convidados se servem sentados; à inglesa, direto, onde o garçom serve os convidados sentados; à inglesa, indireto quando o garçom prepara o prato no guerridón -carrinho de apoio – e serve os convidados sentados; à americana, quando o convidado se serve no buffet previamente montado com todos os alimentos; franco-americano, no qual o prato de entrada é servido pronto aos convidados sentados, o prato principal é servido em buffet; empratado ou de prato passado, quando o prato vem pronto da cozinha ou de uma ilha de apoio para todos simultaneamente; à russa, quando as bandejas com alimentos ficam à mesa; coffee-break; coquetel; almoço ou jantar; brunch; ou outra)
– Comunicação e marketing (plano de comunicação/ mídia, ações promocionais diversas e divulgação).
– Patrocínio e/ou apoio (policiamento, trânsito, ônibus – possibilidade de implantação de linhas especiais durante o evento -, corpo de bombeiros, serviço médico).
– Produção técnica (iluminação, áudio, transmissão, palco, cenografia, palco, layout do espaço.
É importante que todas estas informações estejam contidas numa ferramenta fundamental conhecida como plano de ações. Nele também devem estar presentes estratégias, estudo de viabilidade, produção, finalização e avaliação dos resultados, ou seja, tudo para alcançar o objetivo do evento. Desta forma, o plano de ações está em constante revisão e complementação, visto que só é finalizado após a última etapa, que é o pós-evento. Uma vez elaborado este instrumento, pode-se dizer que a largada foi dada para a etapa da execução do evento.
Em resumo, o pré-evento consiste numa fase de elaboração e planejamento do evento a partir de um levantamento de informações (diagnóstico, objetivos e estratégias – estes podem ser formalizados num briefing; escolha do local e data), detalhamento dos custos (orçamento e propostas) e dimensionamento de atividades.
Vale ressaltar que nesta etapa também são estabelecidos contratos entre as empresas envolvidas (fornecedores e comissão organizadora ou, no caso de uma agência de eventos, entre esta e seu cliente).
SILVA,Mariângela B.R. O evento como estratégia na comunicação das organizações: modelo de planejamento e organização. Universidade Estadual de Londrina (UEL)
Por:Cibele Mnezes
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