EXEMPLO DE CHECKLIST PÓS-EVENTO

CHECKLIST PÓS-EVENTO

Após o fim do evento, deverão ser tomadas, entre outras, as seguintes medidas:

□       promover reunião para avaliação de desempenho individual, setorial e global, com o objetivo de recolher sugestões, informações e avaliar processos e procedimentos;

□       realizar inventário dos equipamentos e materiais remanescentes;

□       acompanhar a desmontagem geral das instalações, móveis, stands, etc.;

□       realizar um levantamento estatístico ou recolha de dados indicadores do evento, tais como volume de operações, número de participantes, número e tipo de refeições,  etc.;

□       elaborar relatório final de desempenho e resultados, contendo basicamente as seguintes informações:

–         programação do evento;

–         histórico das atividades;

–         resultado das pesquisas realizadas com o público no início, durante e no final do evento;

□       dados estatísticos relacionados com as atividades, tais como:

–         número de participantes por tipo (congressistas, expositores, convidados, acompanhantes, pessoal de apoio dos participantes, etc.);

–         número e área ocupada pelos stands;

–         participantes por área de atividade;

–         participantes em função dos cargos e funções exercidos (proprietários, gerentes, supervisores, consultores, professores, estudantes etc.);

–         participantes em função da origem, nacionalidade, domicílio, sexo, idade etc.

□       análise das divergências entre a programação prevista e a realizada;

□       resultado financeiro;

□       avaliação comparativa em relação a eventos similares já realizados, nomeadamente quanto ao número de participantes, etc.;

□       sugestões, recomendações, informações e orientação para futuros eventos;

□       preparação das pastas com a documentação do evento (formulários, relatórios, plano/roteiro de trabalho, correspondência, material publicitário, comprovantes de recebimentos, cronograma financeiro, etc.);

□       relatório do inventário dos equipamentos e materiais remanescentes;

□       avaliação e parecer conclusivo sobre os fatores positivos e negativos que interferiram no curso do evento e sugestões para futuras promoções similares;

□       manter o contato ou encaminhar correspondência de agradecimento às pessoas que tiveram maior participação e destaque no evento, principalmente patrocinadores e colaboradores.

Claro que as ações pós-evento não são dados prontos que devam ser tomados automaticamente por qualquer um e para qualquer tipo de evento. Deve-se observar o tipo de evento, os objetivos pretendidos desde a elaboração da ideia do evento, dentre outros. Os passos acima são somente exemplos do que pode ser feito e, como você deve ter percebido, é mais direcionado a um evento empresarial. O checklist de um evento em família pode ser menos pesado e criterioso, mas não menos importante, já que cada coisa ainda precisa voltar ao seu lugar e os convidados, provavelmente, serão reconvidados para outros encontros. O importante é que cada tipo de evento encontre o pós-evento ideal a ser realizado. O que vale é ter um evento bem organizado em todas as suas etapas!

Cibele menezes

Acesse:mundodoseventoscibelemenezes.blogspot.com