Congresso. Cerimonial e Protocolo

Introdução

O presente trabalho sobre congresso vem nos mostrar seu conceito, mostra também que existem vários tipos de congresso, e seu protocolo para a realização de um evento deste poste.

No decorrer desta pesquisa será visto que o “Congresso” mostra o debate, apresentações de pesquisas, estudos científicos e opiniões de diferentes profissionais que procuram chegar a um resultado esclarecido de um determinado assunto com ideias claras e objetivas entre palestrante e plateia.

Nesse caso o planejamento desse tipo de evento deve ser bem organizado, pois a ordem de cada participante tem que ser correta com a autoridade no centro da mesa e os demais em cada lado. No congresso a fala dos participantes deve ser ouvida por todos e, nesse tipo de discurso não é permitido interrupção de outros falantes para que ele não perca o raciocínio e apresente sua ideia para aquele problema que está sendo questionado.

    

   Um congresso é uma reunião de pessoas com interesses em comum, que visa tratar de determinados assuntos, comunicar trabalhos, apresentar propostas ou trocar ideias. O congresso pode ser uma boa ocasião para resolver questões pendentes por parte da assembleia em questão.

É um conjunto de palestras e sessões plenárias. Reúnem especialistas em determinada área do conhecimento para a apresentação de pesquisas e estudos científicos. Pressupõe a participação de públicos com formação diferenciada, podendo reunir produtores, técnicos e outras classes ao mesmo tempo. Em geral, há uma discussão aberta entre a plateia e o palestrante.

É importante que o congresso disponha de um adequado suporte audiovisual que reforce os conceitos ou que facilite a compreensão dos termos. Por exemplo: o orador pode apoiar-se em diapositivos enquanto fala fazer pausas para mostrar pequenos vídeos, etc.

No final do congresso, é necessário reservar um espaço para as perguntas ou para o diálogo. O orador deve convidar o auditório e/ou os outros intervenientes a colocarem questões, e deve ser claro nas suas respostas. Por outro lado, deve evitar todo o tipo de diálogos pessoais (aqueles que possam impedir as restantes pessoas presentes de se exprimirem), sendo que o ideal é responder às dúvidas e questões a nível geral e estabelecendo vínculos com o que já tenha sido exposto/debatido.

Exemplos de Congressos: Congressos Científicos, Congressos Políticos, Congressos Turísticos, Congressos Estudantis, Congressos Desportivos.

Protocolo em congressos: regras para um evento de alto padrão.

Dar foco especial ao protocolo é uma atitude de um organizador que quer se firmar no mercado trabalhando com a maior qualidade possível

Na hora de montar a mesa das autoridades em seu congresso, essencial na plenária final, é necessário obedecer ao protocolo para dispor cada participante no seu devido lugar, obedecendo aos padrões.

Em mesas com número ímpar de participantes, a maior autoridade ou anfitrião, ocupa o lugar central. A partir dele, por ordem de autoridade, os outros convidados são alocados alternando entre direta e esquerda.  Já em mesas com número par de participantes, a cabeceira é dupla e o lugar de honra é à direita do centro. A partir dele, são alternados os outros participantes, entre esquerda e direita do principal!

Vale lembrar que a orientação que diferencia par e ímpar é a partir do ponto de vista da mesa para a plateia, ou seja, olhando o público.

Nos protocolos de congressos deve-se ter atenção criteriosa às falas e ordens do mestre de cerimônias. No momento do evento, o mestre de cerimônias é a voz da comissão organizadora e está ali na frente a representando.

Deverá ser preparado um texto com todas as falas, desde a abertura do evento, passando pela apresentação de cada palestrante e convidado, até o encerramento. É fundamental considerar as formas de tratamento corretas e a norma culta da língua portuguesa. Muitos mestres de cerimônias profissionais também indicam a fonte a ser utilizada e solicitam, quando necessário, a indicação da pronúncia de nomes ou palavras, principalmente de origem estrangeira, que possam causar dúvidas.

Abaixo está o que deverá ser dito em cada momento:

– Abertura do evento: o mestre de cerimônias deverá agradecer pela presença de todos e é neste momento que se agradecem aos patrocinadores e apoiadores. Lembre-se de colocar no texto cada um destes nomes. Esquecer-se de algum é inaceitável.

– Durante o evento: a cada sessão que for iniciada, o mestre de cerimônias deverá anunciar o palestrante/expositor pelo nome, dando uma breve descrição do que ele faz. Durante o evento deverá também ser anunciado os momentos de pausa, como almoço ou coffee-break.

– Finalização do evento: no caso dos congressos, na plenária final, o mestre de cerimônias irá anunciar os momentos abertos para discussão e irá coordenar o processo da assinatura do documento final com o que ficou acordado entre todos, após a realização de todas as sessões.

Documentação final

O documento final redigido nos Congressos é parte integrante do evento e não pode ser esquecido. Este documento contempla a decisão final à qual os membros do Congresso chegaram depois dos vários dias de encontros e debates. Ele deverá ser assinado pelo presidente do Congresso e entregue a todos os congressistas.

Se não for possível entregar a todos no dia do evento, este documento pode ser disponibilizado na internet para que os interessados possam acessá-lo ou ainda enviado por e-mail.

Uso de bandeiras e execução do hino nacional: Outro fator importante que marca o protocolo em eventos de alto padrão, principalmente os oficiais, é o hasteamento de bandeiras, sejam estas nacionais, estaduais, municipais e de órgãos específicos, e a execução do hino nacional.

As bandeiras são geralmente colocadas ao lado da mesa principal, que fica no palco, e devem ser hasteadas obedecendo ao mesmo padrão da disposição de autoridades na mesa. Ou seja, quando em número ímpar a principal ocupa o centro, quando em número par, ocupa o lugar mais próximo do centro à direita. Ainda, cabe lembrar que bandeiras de outros países são colocadas após a bandeira nacional, as dos estados da federação vêm em seguida, por ordem de criação, bem como a dos municípios. Ao final, as das entidades participantes.

Por fim, a execução do hino poderá ser vocal ou instrumental, gravada ou ao vivo. Quando houver a execução da versão instrumental, será tocada apenas a prima parte e quando for vocal, a versão será completa. Duas importantes regras: o hino é ouvido de pé e em silêncio e após a sua execução não poderá haver palmas, assovios ou movimentações.

Executar o protocolo de um congresso de forma correta é essencial para o sucesso do evento, a satisfação do público, patrocinadores e convidados. Evite gafes e preze pelo roteiro completo para sua organização, assim, suas chances de ser citado como referência na sua área aumentam consideravelmente.

Considerações

Neste trabalho sobre o congresso tivemos pontos importantes, ficou claro que existem formas e normais de cada integrante se posicionar a mesa, dependendo de cada hierarquia sempre o mais importante se posiciona no centro.

Outro ponto que devemos levar em consideração são as posições das bandeiras, geralmente são colocadas ao lado da mesa principal, que fica no palco, e devem ser hasteadas obedecendo ao mesmo padrão da disposição de autoridades na mesa. Ou seja, quando em número ímpar a principal ocupa o centro, quando em número par, ocupa o lugar mais próximo do centro à direita.

É fato que existem vários tipos de congresso como, por exemplo: Congressos Científicos, Políticos, Turísticos, Estudantis, Desportivos, Religioso etc...

Dessa Forma, torna-se de suma importância seguir o cerimonial e protocolo para realizar um bom congresso.

Referências

http://www.emater.pr.gov.br/arquivos/File/Biblioteca_Virtual/Publicacoes_Tecnicas/Metodologia/Diferencas_Tipos_Eventos.pdf

http://www.acessoeventos.com.br/ae/servicos/evento/congresso/

http://conceito.de/congresso

http://blog.sympla.com.br/protocolo-em-congressos-regras-para-um-evento-de-alto-padrao/

Por: Cibele Menezes

mundodoseventoscibelemenezes.blogspot.com