Como organizar um seminário.

Seminário é uma forma de estudo que consiste na exposição e no debate de ideais sobre um determinado tema. Diferente de uma conferência, o objetivo aqui é agregar conhecimento ao assunto em destaque, sem focar na apresentação de resultados específicos. No final, o orador abre um espaço para discussão. 

Apesar do caráter educacional, esse tipo de evento também pode ser organizado por um produtor contratado, desde que ele saiba com o que e quem está lidando. Como em qualquer produção, algumas etapas precisam ser cumpridas para que seu evento ocorra tranquilamente, atraia o público e alcance os objetivos propostos.

Tema central

O primeiro e mais importante passo para montar um evento desse tipo é a escolha de um assunto central. Esta tarefa fica a cargo da instituição que propôs o seminário, seja uma empresa, faculdade, escola técnica, congresso, etc. Mas se o evento estiver sendo planejado por um produtor contratado pela instituição, a missão dele é dar ideias de como expor esse tema, conhecer o assunto para sugerir formatos de convite, local, divulgação e até apontar brindes para os participantes.

Lista de convidados bem elaborada

Os convidados são os palestrantes, aqueles que detêm um notório conhecimento sobre a pauta do seminário e que irão despertar o interesse do público. Esses nomes precisam ser muito bem escolhidos, pois são eles os principais responsáveis pela qualidade do que será debatido. Os convidados certos são um chamariz para o público.

Garanta que a lista de nomes que iram figurar no seu seminário seja de enorme importância para o assunto, que eles sejam o que o público quer ver e que possam dar uma contribuição efetiva para o tema em pauta.

Expositores e as despesas

Depois do tema proposto, é o momento de entrar em contato com os expositores, pessoas que têm conhecimento aprofundado sobre o tema e, geralmente, são do meio acadêmico. Quanto maior a importância do palestrante, maiores os custos para contratá-lo. Pode ser que ele não cobre cachê mas, mesmo assim, existirão gastos como transporte, alimentação e estadia.

Caso a instituição não possa oferecer uma boa quantia para isso, é possível sugerir cobrança pela inscrição, desde que seja um valor proporcional ao cobrado pelo orador. Outra saída, que é inclusive bastante recomendada, é a captação de patrocínios.

Espaço adequado

A partir da definição do tema e do número de integrantes do público, você poderá definir o local do evento. Os auditórios podem ser nos mais variados locais: faculdades, hotéis, sala de reuniões, em uma empresa ou em uma sala de conferências alugada para essa finalidade. Entretanto, é necessário mensurar a quantidade de interessados em participar, uma vez que o espaço escolhido precisa ter acessibilidade adequada e comportar todos os presentes com conforto e segurança. O ideal, no caso dos seminários e demais eventos educativos, é reservar o local com antecedência e limitar o número de inscrições.

Para controlar o número de participantes, use uma plataforma online de gerenciamento de ingressos/inscrições. Assim, você terá controle total dos dados dos participantes e das vendas e poderá providenciar a estrutura mais adequada.

Fornecedores

Para um seminário, além dos equipamentos sonoros e de vídeo, outros itens são necessários. Alimentos para o coffee-break, arranjos de flores e outros itens para decoração são alguns exemplos do que pode estar presente no evento. Para qualquer encomenda ou aluguel de materiais, faça um contato com os fornecedores com antecedência, combine preços, entregas e tenha um contrato.

Duração do encontro

Dependendo da amplitude do tema e da quantidade de palestrantes, seu seminário pode durar algumas horas ou até dias. Portanto, é preciso encontrar um ponto de equilíbrio, para que seu evento não seja tão curto e impeça a exploração da temática escolhida, nem demasiado longo e maçante. Com base nisso, determine quantidades iguais de tempo de fala para cada expositor e a duração da troca de ideias entre os presentes. Se o seminário for uma sessão de um congresso, a sua duração pode ser de uma ou algumas horas.

O ideal é que o encontro seja bastante interativo, divertido e permita a participação de todos. Desta forma, fica também mais interessante. Por isto, planeje um cronograma para que esta interação aconteça e disponha de ações que permitam isso: debates por perguntas escritas, vídeoconferências, sugestões dos participantes, espaço para coffee-break, etc.

Divulgando o seminário

Um evento sem divulgação certamente não atrairá muita gente. Por isso, tenha um cuidado especial com essa fase de sua programação. Faça um mailing que inclua estudantes, professores, pesquisadores e representantes de empresas relacionadas à área para divulgar via e-mail. Você também deve fixar cartazes em locais estratégicos, onde o público está e divulgue, se possível, nos jornais e revistas voltadas para o tema do seu seminário.

Hoje em dia, para qualquer evento, uma das principais formas de divulgação é a internet e as redes sociais. Por isso, marque presença nelas! Ao utilizar o Facebook, por exemplo, é possível disponibilizar na própria página do evento o link redirecionando para as inscrições. Para isso, utilize uma plataforma online pois grande parte do seu público está na internet.

Oferecer descontos ou algum tipo de benefício, como livros, pode aumentar o interesse de seu público. A dica é sempre usar todas as ferramentas disponíveis!

Inscrições

Também é necessário disponibilizar uma maneira para que os interessados possam se inscrever em seu evento. Você pode utilizar uma plataforma online que possibilite as confirmações de maneira rápida ou criar um espaço físico para fazer essas inscrições, desde que seja em locais que o público frequenta.

Equipe para controle de entrada e cerimonial

No dia do evento, você precisa ter uma equipe preparada para ajudar. Seu staff precisa estar atento ao controle de entrada do público. A ação aqui também irá variar conforme o seminário, caso o organizador escolha vender ingressos, distribuir senhas, ter uma lista com o nome dos participantes ou outras opções. Mas esteja sempre atento para não superlotar o espaço e proporcionar uma experiência desconfortável para o público. A melhor maneira de controlar a entrada é fazendo check-in online, através da mesma plataforma online escolhida para venda antecipada de ingressos.

O cerimonial precisa preparar como se dará a abertura, as falas e garantir a execução do seu planejamento. É necessário treinar seu staff repassando toda a programação para garantir o bom andamento do seminário.

Demais detalhes

Em seminários é costume distribuir kits informativos, com guias, cds, pastas, canetas, dentre outros itens para proporcionar maiores explicações sobre o tema. Brindes também podem ser oferecidos. E se seu evento tiver uma longa duração, um coffee break para os participantes é essencial. Mesmo que o evento seja rápido, lembre-se: cafezinho, água e banheiros não podem faltar.

Essas são as principais etapas para planejar e promover um excelente seminário. Para conseguir executar cada etapa é preciso saber calcular os valores que serão gastos com o aluguel do espaço, materiais para os participantes, coffee break, expositores, equipamentos (microfones, caixas de som, tela de projeção, etc) e, inclusive, equipes de limpeza.

Bom seminário!

por:Cibele Menezes

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