COMO ELABORAR UM ROTEIRO?
Uma pergunta que parece retórica, mas não é. Elaborar um roteiro é mais do que simplesmente pensar nas atividades e colocar horários que nos pareçam convenientes e apropriados. Para fazê-lo, devemos levar em conta algumas considerações importantes. Primeiro de tudo, devemos observar com a atenção o objetivo do evento. Por quê? Porque é a partir dele que iremos escolher as atividades mais adequadas.
O objetivo deve dizer qual a pretensão do evento, então, é conveniente que uma linha de raciocínio seja seguida. Por exemplo, se o objetivo dele é discutir e debater determinado assunto a equipe organizadora deve pensar em um tempo reservado para a colocação da plenária e deve pensar também o que fazer no caso de ninguém querer se manifestar.
Outro exemplo: para organizar um evento de integração dos funcionários de uma empresa, devem ser escolhidas atividades que sejam lúdicas, mas é claro que o perfil dos funcionários e da própria empresa deve ser levado em consideração.
Muito da elaboração de um evento também vai do bom-senso. Deve-se colocar uma mesa-redonda de 2 horas e só depois disso a plenária poder se manifestar? Em um ciclo de palestras, devem-se colocar falas longas com intervalos curtos? É claro que não! Devemos lembrar que as pessoas têm necessidades fisiológicas, precisam beber água, não conseguem ficar totalmente confortáveis se sentadas por muito tempo e, principalmente, devemos lembrar que, depois de certo tempo, elas se dispersam e não conseguem mais se concentrar em determinadas atividades. O cérebro e o corpo precisam de uma pausa compensatória! É claro, também, que não fica bacana um evento todo fragmentado, com muitos intervalos e atividades muito curtas, de modo que não se possa aproveitar todo o seu potencial.
Outra questão muito importante são os imprevistos. DEVEMOS lembrar que eles acontecem sempre e, lógico, quando menos esperamos. Pensar em atividades complementares caso o palestrante principal não possa comparecer ao evento, por exemplo, é algo imprescindível. É ideal que um roteiro “alternativo” esteja sempre a postos.
Portanto, ficam as dicas: abusar do bom-senso e sempre manter a calma. Nada é um bicho-de-sete-cabeças, mas bater em algumas teclas nunca é demais quando se quer um evento bem executado.
Por:Cibele Menezes
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